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Um agente de agendamento consulta a agenda do cliente final, oferece horários, marca, confirma e manda um lembrete antes do compromisso. A Zatten não tem agenda própria: o agente conversa com a agenda que o cliente já usa (Google Agenda, Cal.com, o sistema da clínica) por uma tool, e a Zatten cuida do resto: funil, propriedades, lembrete por template e transbordo. Este playbook mostra qual caminho escolher, as peças do projeto e o passo a passo.

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Qual caminho usar?

Comece por esta pergunta: onde a agenda do cliente final mora hoje?
Prefira que o agente marque. A conversa termina com o horário fechado, sem o lead sair do WhatsApp. O link é a opção de quem quer começar rápido ou de quem já tem a página de agendamento pronta.

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As peças do projeto

Monte estas peças antes de escrever o prompt. Os nomes são exemplos; use os do negócio. Deixe enviar para a IA ligado nas propriedades de agendamento, para o agente ver a data e o id já gravados. A opção vem ligada por padrão e só se muda pelo template do projeto. Veja Propriedades.
Use vínculo conversa para as propriedades do compromisso. Ao encerrar o atendimento, elas saem do lead e ficam guardadas na conversa, e o próximo agendamento começa limpo. Mas não encerre antes do lembrete sair: o template do lembrete já foi montado no agendamento, e um follow-up ou campanha que dependa dessas propriedades falha depois do encerramento.

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Passo a passo: o agente marca

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Conecte a agenda

App integrado: em Integrações, conecte a conta do cliente final (a agenda da clínica, não a da agência). No editor do agente, adicione só as ações necessárias. Para o Google Agenda:Para o Cal.com, o app tem ações equivalentes (horários livres, criar, remarcar e cancelar reserva). Confira os nomes e os parâmetros em Parâmetros da ação, no editor do agente.Tool HTTP: crie uma tool por operação (consultar_horarios, criar_agendamento, remarcar_agendamento, cancelar_agendamento). Deixe em Fixo tudo o que o modelo não deve escolher (chave, id da agenda, id do serviço) e em IA só o essencial (o horário escolhido). Veja Tool HTTP e Como montar a sua API.
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Crie os templates e espere a aprovação

Em WhatsApp → Templates, crie os templates de confirmação e de lembrete na categoria Utilitário, sem conteúdo promocional (um cupom faz a Meta tratar como Marketing). Um botão de resposta rápida (“Confirmo”, “Preciso remarcar”) facilita a resposta do lead. Veja Templates do WhatsApp.
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Adicione as ações da Zatten

Mover no funil para Agendado, Preencher propriedade para data_agendamento e id_agendamento, Agendar mensagem com o template de lembrete no modo A IA decide, Cancelar agendamento do mesmo template e Transferir para humano.
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Escreva o prompt

Use o exemplo abaixo. Ele fixa a ordem das ações e o fuso.
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Teste com um lead real e publique

O chat de teste chama a agenda de verdade: um teste de “criar” cria o evento. Use uma agenda de teste ou apague depois. Publique a versão e marque um horário pelo WhatsApp, do começo ao fim. Veja Testar o agente.

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Exemplo de prompt

Escreva também a regra de cada ação em Quando usar no seu atendimento, na própria ação. A regra perto da tool pesa mais na decisão do modelo. Veja Escrever um bom prompt.

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Decisões e o porquê

Por que preencher a propriedade antes de agendar o lembrete? As variáveis do template são preenchidas no momento do agendamento, com os dados que o lead tem naquela hora. Se data_agendamento estiver vazia, o lembrete não é agendado, e o modelo recebe um erro. Por que cancelar antes de reagendar? Agendar o mesmo template de novo não substitui o anterior: o lead receberia os dois lembretes. Cancelar agendamento apaga todos os envios futuros daquele template para o lead. Por que o fuso no horário? No modo A IA decide, o modelo manda a data e a hora em ISO 8601. Sem o -03:00 no fim, o horário pode ser lido em outro fuso e o lembrete sai horas antes ou depois. O bloco Agora traz a hora de Brasília, cheia. Se o cliente final atende em outro fuso, diga no prompt como converter. Por que template no lembrete, e não texto? O lembrete sai 24 horas antes, e a janela de 24h do lead quase sempre já fechou. Fora dela, só template aprovado sai. Veja Janela de 24h. Por que Utilitário? Confirmação e lembrete de um compromisso que o lead pediu são mensagens de utilidade. A Meta cobra por categoria, e Marketing custa mais. Veja Quanto custa operar um projeto. Confirmação: texto ou template? Logo depois de marcar, a janela está aberta, então a resposta do agente já é a confirmação. O template de confirmação serve ao caminho do link, em que o lead marca fora da conversa. O lead recebe o link, marca na página, e um intermediário avisa a Zatten. Este era o tutorial do Cal.com da doc antiga.
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Prepare a página de agendamento

No Cal.com (ou similar), crie o tipo de evento e exija o telefone no formulário. Sem o telefone, não há como achar o lead na Zatten.
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Ponha o link no prompt

“Quando o cliente quiser agendar, envie o link https://cal.com/sua-clinica/avaliacao.” O agente não vê a agenda; ele só envia o link.
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Monte o intermediário

No n8n (ou Make), receba o webhook do sistema de agenda (reserva criada, remarcada, cancelada). Para cada evento, chame a API da Zatten com a chave de API do projeto no header x-api-key:
  • PATCH /api/v1/leads/{numero}/properties para gravar data_agendamento e o status;
  • PATCH /api/v1/leads/{numero}/kanban para mover para Agendado;
  • POST /api/v1/messages/template para mandar confirmacao_agendamento.
O intermediário é necessário porque a chamada à Zatten precisa da chave do projeto e do número do lead no formato certo. Veja Leads, Mensagens e Identificar o lead.
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Lembrete

A API da Zatten não agenda envio. O lembrete fica com o intermediário (um nó de espera até 24 horas antes, que então chama POST /messages/template) ou com o próprio sistema de agenda.
Com o status gravado numa propriedade marcada para ir à IA, o agente sabe se o lead já marcou e responde “sua avaliação está marcada para 12/10 às 14h” sem perguntar.
Mover o lead pela API aplica as chaves Desativar IA e Transbordo da coluna e roda os fluxos Movido no Kanban, mas não aciona Disparar automações. Se um follow-up deve começar quando o lead entra em Agendado, chame também POST /api/v1/automations/trigger (só na conexão oficial) ou monte um fluxo Movido no Kanban. Veja Disparar automações e Quando as automações disparam.

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Comparecimento e no-show

  • No dia: quem recebe o lead na recepção move para Compareceu ou Não compareceu, no Kanban.
  • Não compareceu: um follow-up filtrado só por essa coluna, com um template oferecendo remarcar. A resposta do lead volta para o agente, que remarca.
  • Lead respondeu ao lembrete com “Preciso remarcar”: a resposta chega como mensagem do lead e abre a janela de 24h. O agente segue a regra de remarcar do prompt.

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Como medir

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Pelo MCP

Viajam no template do projeto: colunas, propriedades (com send_to_ai), as ações da Zatten e as tools HTTP, MCP e de apps integrados (bloco langchain), e os follow-ups. Não viajam:
  • a conexão da conta do app: uma pessoa conecta em Integrações;
  • os templates da Meta: o MCP só lê; uma pessoa cria e envia à Meta no painel;
  • a publicação da versão do agente.

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Armadilhas

  • Conta errada em Integrações. A conta conectada vale para todos os leads do projeto. Conecte a agenda do cliente final.
  • Ações demais. Marcar todas as ações do Google Agenda põe dezenas de tools no contexto e confunde o modelo. Quatro bastam.
  • Parâmetros que o lead não sabe. O id da agenda, o id do serviço: diga no prompt de onde tirar cada um, ou use uma tool HTTP com esses valores fixos.
  • Lembrete sem fuso sai na hora errada.
  • Lembrete duplicado quando o agente agenda de novo sem cancelar antes.
  • Lembrete para daqui a menos de 24 horas sai na hora, porque o horário calculado já passou. A regra do prompt evita isso.
  • Template com variável vazia não é agendado. Preencha a propriedade antes.
  • Testar cria eventos reais. O chat de teste e o botão Testar chamam a agenda de verdade.
  • Encerrar o atendimento antes do compromisso apaga as propriedades de vínculo conversa do lead. O lembrete já agendado sai, mas o agente deixa de ver a data.

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Vídeo

O vídeo pode mostrar uma versão anterior da tela. Quando houver diferença, vale o texto desta página.

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Para saber mais